En tant que consultant ou coach, votre plus grand atout n'est pas votre temps. C'est votre cerveau. C'est votre capacité à écouter, à analyser, à connecter les points, à vous souvenir des détails d'une conversation d'il y a trois semaines.
Mais votre cerveau, aussi brillant soit-il, a ses limites. Il n'est pas conçu pour être un disque dur. Tenter de tout y stocker – les notes de chaque appel, les objectifs de chaque client, les prochaines actions pour chaque mission – est la recette parfaite pour la surcharge mentale, les oublis et le stress.
Vous arrive-t-il parfois, 5 minutes avant un appel de suivi, de chercher frénétiquement dans vos emails ou vos carnets pour vous souvenir de ce que vous vous étiez dit la dernière fois ?
Si oui, vous ne travaillez pas avec un système. Vous travaillez avec votre mémoire. Et c'est un pari risqué.
Les consultants les plus efficaces et les plus sereins ne comptent pas sur leur mémoire. Ils la délèguent. Ils construisent un "Second Cerveau" : un système digital externe, simple et centralisé, qui stocke et organise toutes les informations relatives à leurs clients.
Cet outil n'est pas un gadget. C'est votre avantage concurrentiel. Il vous permet d'être toujours parfaitement préparé, de ne jamais rien oublier, et d'offrir une expérience client d'une qualité exceptionnelle. Et l'un des meilleurs outils pour construire ce second cerveau, c'est Notion.
Pourquoi Notion ? (Et pourquoi un simple carnet ne suffit plus)
Notion est une application de prise de notes et d'organisation (avec une excellente version gratuite) qui est comme un jeu de Lego pour votre cerveau. Elle vous permet de créer des pages, des tableaux, des bases de données et de les lier entre eux.
Contrairement à un carnet de notes linéaire ou à des fichiers Word dispersés, Notion vous permet de créer une base de données de clients centralisée, où chaque client a sa propre "fiche" dynamique.
Tutoriel : Construire votre "CRM Client" Simplifié sur Notion
Pas besoin d'une usine à gaz. Voici la structure de base que vous pouvez mettre en place en 30 minutes.
Étape 1 : Créez votre Base de Données "Clients"
- Créez une nouvelle page dans Notion.
- Choisissez le format "Table".
- Nommez-la "Suivi Clients & Prospects".
Étape 2 : Définissez vos Colonnes (Vos Champs d'Information)
Votre tableau aura plusieurs colonnes. Chaque ligne sera un client ou un prospect. Voici les colonnes essentielles :
- Nom (Texte) : Le nom de votre client/prospect.
- Entreprise (Texte) : Le nom de son entreprise.
- Statut (Sélection) : C'est la colonne clé. Créez des étiquettes comme "Prospect", "Appel Découverte Fait", "Client Actif", "Mission Terminée", "Stand-by".
- Prochaine Action (Texte) : "Envoyer le contrat", "Planifier le bilan de mission"...
- Date du Prochain Contact (Date) : Pour ne jamais oublier de relancer.
Étape 3 : La Magie de la "Fiche Client"
Chaque ligne de ce tableau est en réalité une page cliquable. C'est votre "dossier client" individuel. Quand vous cliquez sur le nom d'un client, une page s'ouvre.
C'est à l'intérieur de cette page que vous allez centraliser toutes vos notes. Voici un modèle de ce que peut contenir une fiche client :
[Nom du Client]
Résumé de la Mission :
- Objectif principal : [Objectif défini lors du premier appel]
- Durée de la mission : [ex: 3 mois]
Notes d'Appel Découverte :
Copiez-collez ici les réponses du questionnaire Calendly.
Compte-Rendus de Séances :
(Utilisez un "toggle list" ou une liste à puces pour chaque séance)
▶ Séance du [Date]
- Points abordés : ...
- Décisions prises : ...
- Actions pour la prochaine fois : ...
▶ Séance du [Date]
- ...
Le Workflow Quotidien : Comment le "Second Cerveau" Travaille pour Vous
- Avant un Appel : Au lieu de chercher partout, vous ouvrez simplement la fiche Notion de votre client. En 30 secondes, vous avez une vision 360° de l'historique, des objectifs et des dernières actions. Vous arrivez à l'appel ultra-préparé.
- Pendant un Appel : Vous pouvez prendre vos notes directement dans la fiche.
- Après un Appel : Vous mettez à jour la "Prochaine Action" et la "Date du Prochain Contact" dans votre tableau principal. Votre système est à jour.
Conclusion : Libérez Votre Cerveau pour ce qu'il Fait de Mieux
Votre cerveau n'est pas fait pour stocker des informations. Il est fait pour créer, connecter, coacher.
En déléguant la fonction de "mémoire" à un système externe simple et fiable, vous libérez une quantité incroyable d'espace mental. Vous réduisez votre stress, vous augmentez votre efficacité, et vous offrez à vos clients ce qu'ils attendent d'un expert premium : une présence totale et une attention sans faille.
Construire votre "second cerveau" n'est pas une tâche administrative de plus. C'est l'investissement le plus rentable que vous puissiez faire dans la qualité de votre propre pensée.
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