Mardi, 14h00. Vous êtes prêt. Vous avez préparé votre appel avec ce prospect qui semblait si prometteur. Vous lancez la visio. Vous attendez.
14h01. Toujours personne.
14h05. Vous vérifiez vos emails. Rien.
14h10. Vous vous rendez à l'évidence : c'est un "no-show". Votre prospect ne viendra pas.
Votre première réaction est probablement l'agacement. "Quel manque de respect !", "Encore un touriste...". Vous blâmez le client.
Et si je vous disais que dans 9 cas sur 10, ce "no-show" n'est pas la faute de votre client, mais la conséquence directe de votre processus de prise de rendez-vous ?
C'est une pilule difficile à avaler, mais c'est une vérité libératrice. Car si le problème vient de votre système, cela signifie que vous avez le pouvoir de le corriger.
Un "no-show" n'est que le symptôme d'un engagement trop faible ou d'un simple oubli. Et ces deux facteurs peuvent être drastiquement réduits, voire éliminés, grâce à une utilisation stratégique d'une fonctionnalité payante mais surpuissante de Calendly : les Workflows.
Qu'est-ce qu'un "Workflow" Calendly ?
Pensez à un workflow comme à un assistant personnel invisible et infaillible. C'est une séquence de communications automatiques (emails, SMS) qui se déclenchent avant et après chaque rendez-vous que vous avez programmé.
Son but ? Maintenir le lien, renforcer l'engagement et s'assurer que votre rendez-vous reste une priorité dans l'esprit de votre prospect.
Utiliser les workflows, c'est passer d'une posture passive ("J'espère qu'il viendra") à une posture proactive ("Je mets en place un système pour qu'il n'ait aucune raison d'oublier").
Voici le workflow en 3 étapes que je recommande à tous mes clients pour garantir un taux de présence proche de 100%.
Étape 1 : L'Email de Confirmation Initial (L'Ancrage)
- Le Déclencheur : Immédiatement après la réservation.
- Le Problème qu'il résout : L'email de confirmation par défaut de Calendly est bon, mais il est générique.
- L'Optimisation : Personnalisez cet email pour y ajouter de la valeur et de l'humain.
Comment faire ?
Dans Calendly, allez dans "Workflows", créez un nouveau workflow "Email à l'invité" qui se déclenche "Quand un événement est réservé".
Exemple de contenu :
Objet : C'est confirmé : notre Appel Stratégique
Bonjour [Prénom de l'invité],
C'est noté, notre rendez-vous est bien confirmé pour le [Date de l'événement] à [Heure de début].
Je me réjouis de cet échange. Pour que notre temps soit le plus productif possible, je vous invite à réfléchir à cette question : "Si notre appel est un succès total, avec quelle clarté repartez-vous ?"
Le lien de notre salle de réunion virtuelle se trouve dans l'invitation de votre agenda.
À très bientôt,
[Votre Nom]
Impact : Vous ne confirmez pas seulement un RDV, vous commencez déjà le travail de coaching. L'engagement du prospect augmente instantanément.
Étape 2 : Le Rappel par Email à 24h (La Réassurance)
- Le Déclencheur : 24 heures avant le début de l'événement.
- Le Problème qu'il résout : Les agendas sont surchargés. Un rendez-vous pris il y a une semaine peut facilement passer à la trappe.
- L'Optimisation : Créez un workflow "Email de rappel à l'invité". Le but n'est pas seulement de rappeler, mais de recréer de l'enthousiasme.
Exemple de contenu :
Objet : Rappel : notre Appel Stratégique demain
Bonjour [Prénom de l'invité],
Juste un petit mot pour vous confirmer notre rendez-vous de demain à [Heure de début].
J'ai hâte de discuter de [Sujet, si vous avez posé une question de qualification] et de la manière dont nous pouvons atteindre vos objectifs.
Si vous aviez le moindre imprévu, vous pouvez reprogrammer ou annuler directement via le lien dans l'invitation de votre agenda.
À demain !
[Votre Nom]
Impact : Vous remettez le rendez-vous en haut de la pile mentale de votre prospect et vous lui donnez une porte de sortie facile et professionnelle.
Étape 3 : Le Rappel par SMS à 1h (L'Arme Ultime)
- Le Déclencheur : 1 heure avant le début de l'événement.
- Le Problème qu'il résout : L'oubli de dernière minute, la réunion qui s'éternise, la distraction.
- L'Optimisation : Le taux d'ouverture d'un SMS est de plus de 98%. C'est quasi-infaillible.
Comment faire ?
Créez un workflow "Rappel par SMS à l'invité". Assurez-vous d'avoir rendu le champ "Numéro de téléphone" obligatoire dans votre formulaire Calendly.
Exemple de contenu (court et direct) :
"Bonjour [Prénom de l'invité]. Rappel pour notre appel dans 1 heure à [Heure de début]. J'ai hâte d'échanger. [Votre Nom]."
Impact : C'est le coup de coude amical qui sauve 99% des oublis de dernière minute. Si un prospect ne vient pas après tout cela, il n'était pas sérieux.
Conclusion : Prenez le Contrôle de Votre Processus
Arrêtez de subir les "no-shows" comme une fatalité. Ils sont le signal que votre processus de prise de rendez-vous est trop passif.
En investissant dans un plan Calendly payant pour activer les workflows, vous ne vous offrez pas une simple fonctionnalité. Vous vous offrez un système. Un système qui protège votre temps, maximise votre taux de présence et projette une image d'un professionnalisme irréprochable.
Le coût de l'abonnement est souvent inférieur au manque à gagner d'un seul "no-show" sur une année. Le calcul est vite fait.
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