Votre Calendly fonctionne à merveille. Les rendez-vous avec des prospects qualifiés arrivent dans votre agenda de manière fluide et professionnelle. Vous avez gagné en efficacité. C'est une première victoire immense.
Mais une fois l'appel terminé, que se passe-t-il ?
Pour beaucoup de coachs et consultants, la réponse est... pas grand-chose. Le contact reste dans votre boîte mail. Vous vous fiez à votre mémoire (ou à un Post-it) pour vous souvenir de le relancer. Si le prospect ne signe pas tout de suite, il tombe lentement dans l'oubli.
Vous êtes assis sur une mine d'or – une liste de personnes qui ont manifesté un intérêt pour vos services – mais vous n'avez aucun système pour la cultiver.
C'est là que vous passez du statut d'indépendant "artisanal" à celui de chef d'entreprise "systématisé". La prochaine étape de votre professionnalisation n'est plus d'optimiser la prise de RDV, mais d'automatiser ce qui se passe après.
La clé pour cela ? Connecter Calendly à un CRM (Customer Relationship Management).
Ne fuyez pas en lisant cet acronyme. Un CRM n'est pas forcément une usine à gaz coûteuse. Cela peut commencer par un simple tableur. L'important est de créer un système centralisé pour suivre vos prospects. Voici comment construire les fondations de votre machine de vente, étape par étape.
Le Principe : Votre "Cerveau Commercial" Centralisé
Un CRM, à son niveau le plus simple, est une base de données qui répond à trois questions :
- Qui sont mes prospects ?
- À quelle étape de mon processus de vente se trouvent-ils ?
- Quelle est la prochaine action que je dois mener avec eux ?
L'objectif de l'intégration est simple : chaque fois qu'une personne réserve un appel sur Calendly, ses informations doivent être automatiquement envoyées dans ce "cerveau commercial", sans aucune action manuelle de votre part.
Niveau 1 : Le "Mini-CRM" avec Google Sheets (La Solution Gratuite et Indispensable)
C'est la première étape, la plus simple et la plus puissante. Vous n'avez besoin que de deux outils gratuits : Google Sheets et Zapier (un outil qui connecte des applications entre elles, sa version gratuite est suffisante pour démarrer).
Le Système :
- Créez une feuille de calcul Google Sheets avec des colonnes simples : "Date du RDV", "Nom", "Email", "Société", "Statut" (ex: À contacter, Proposition envoyée, Signé, Stand-by), "Prochaine Action".
- Créez un "Zap" (une automatisation) sur Zapier.
- Le Déclencheur (Trigger) : "Nouvel Invité Créé dans Calendly".
- L'Action : "Créer une Ligne dans Google Sheets".
- Vous mappez les champs : le nom de Calendly va dans la colonne "Nom", l'email dans la colonne "Email", etc.
Le Résultat (en 15 minutes de configuration) :
Désormais, chaque fois qu'un prospect réserve un appel, une nouvelle ligne est automatiquement ajoutée à votre tableau de suivi. Vous avez une vue d'ensemble claire de tous vos prospects. Fini les contacts perdus dans vos emails. Vous pouvez alors manuellement mettre à jour la colonne "Statut" après chaque interaction.
Pourquoi c'est une révolution ? Vous venez de créer un système. Vous avez une source de vérité unique pour piloter votre activité commerciale.
Niveau 2 : La Séquence de "Nurturing" avec votre Outil d'Emailing
Maintenant que vous capturez vos contacts, vous pouvez commencer à les "nourrir" (*nurturing*), c'est-à-dire à maintenir la relation en leur apportant de la valeur.
Le Système :
Connectez Calendly à votre outil d'emailing (Brevo, Mailchimp, ConvertKit...) via Zapier ou une intégration native.
- Le Déclencheur : "Nouvel Invité Créé dans Calendly".
- L'Action : "Ajouter un Contact à une Liste/Tag" dans votre outil d'emailing.
Le Résultat :
Chaque prospect qui prend RDV est automatiquement ajouté à une liste spécifique, par exemple "Prospects - Appel Découverte". Vous pouvez alors :
- Envoyer une newsletter ciblée : Partagez vos nouveaux articles de blog ou études de cas uniquement avec les personnes qui ont déjà manifesté un intérêt.
- Créer une séquence d'accueil automatisée : Envoyez une série de 3 emails de valeur sur une semaine pour continuer à bâtir la confiance après le premier appel.
Pourquoi c'est si puissant ? Vous restez présent dans l'esprit de vos prospects, même ceux qui n'ont pas signé tout de suite. Quand leur besoin deviendra urgent, vous serez la première personne à qui ils penseront.
Niveau 3 : La Vision à 360° avec un Vrai CRM (L'Étape de Croissance)
Lorsque votre volume de prospects augmente, le tableur atteint ses limites. C'est le moment de passer à un véritable outil CRM.
Le Système :
Des outils comme HubSpot CRM (qui a une excellente version gratuite), Pipedrive ou Zoho CRM s'intègrent directement avec Calendly.
Le Résultat :
L'intégration va bien au-delà de la simple création de contact. Elle peut :
- Créer une "Affaire" ou "Deal" dans votre pipeline de vente.
- Enregistrer l'appel comme une "Activité" sur la fiche du contact.
- Vous permettre de voir tout l'historique d'un contact : il a visité telle page du site, téléchargé tel lead magnet, puis pris un RDV.
Pourquoi c'est l'étape ultime ? Vous avez une vision complète de votre parcours client. Vous pouvez analyser ce qui fonctionne, optimiser votre processus de vente et piloter votre croissance de manière prédictive.
Conclusion : Votre Business Mérite un Système
La prise de rendez-vous n'est pas la fin du chemin, c'est le début.
En connectant Calendly à un système de suivi, même le plus simple, vous arrêtez de gérer votre business au jour le jour. Vous commencez à construire une machine de vente : un processus prévisible, mesurable et automatisé qui transforme les conversations en contrats.
C'est ce qui différencie un indépendant qui subit les aléas du marché d'un chef d'entreprise qui pilote sa croissance.
Commentaires