Vous êtes un coach exceptionnel. Vos séances sont transformatrices. Mais entre ces moments de génie, votre quotidien ressemble parfois à un jonglage épuisant : envoyer des liens, relancer des prospects, confirmer des paiements, planifier les suivis...
Chacune de ces tâches administratives est une "fuite d'énergie". C'est du temps et de la charge mentale que vous ne consacrez pas à votre cœur de métier : coacher.
Et si vous pouviez construire un système qui gère 80% de ce parcours client pour vous ? Un assistant virtuel qui accueille vos prospects, les guide vers la vente, intègre vos nouveaux clients et gère la logistique des séances, le tout de manière professionnelle, humaine et automatisée.
Ce système existe. Et son cerveau opérationnel est un outil que vous connaissez déjà : Calendly, utilisé non pas comme un simple agenda, mais comme le moteur d'un workflow complet.
Voici la feuille de route en 4 étapes pour construire le parcours client automatisé parfait, un système que j'intègre pour mes clients qui veulent passer d'une pratique artisanale à un business de coaching structuré.
Avant de Commencer : Les Deux Piliers de Votre Système
Pour que ce workflow fonctionne, vous avez besoin de deux types d'événements dans Calendly :
- Un Événement Public : "L'Appel Découverte". C'est le lien que vous mettez sur votre site. Il est conçu pour les prospects.
- Un Événement Secret : "La Séance de Coaching". C'est le lien "VIP" que vous ne donnez qu'à vos clients qui ont payé un pack. Il est secret et non répertorié.
Maintenant, construisons le parcours.
Étape 1 : L'Acquisition (De la Visite à l'Appel Découverte)
L'objectif : Faire en sorte que le prospect réserve son premier appel sans friction et qu'il s'y présente.
- Le Déclencheur : Un prospect clique sur le bouton "Planifier mon Appel Clarté" sur votre Site Clarté.
- Le Workflow Calendly (sur l'événement "Appel Découverte") :
- Confirmation Immédiate : Il reçoit un email de confirmation personnalisé qui commence déjà le coaching en lui posant une question introspective.
- Rappel à 24h (Email) : Un email chaleureux lui rappelle le rendez-vous et recrée de l'enthousiasme.
- Rappel à 1h (SMS) : Le rappel "anti-oubli" ultime pour garantir sa présence.
Le Résultat : Vous avez un flux constant de rendez-vous qualifiés qui arrivent dans votre agenda, avec un taux de présence proche de 100%, le tout sans aucune intervention manuelle de votre part.
Étape 2 : La Conversion (De l'Appel Découverte à la Vente)
L'objectif : Assurer un suivi professionnel et immédiat après le premier appel pour maximiser vos chances de convertir le prospect en client.
- Le Déclencheur : Votre "Appel Découverte" vient de se terminer.
- Le Workflow Calendly (sur l'événement "Appel Découverte") :
- Créez un workflow qui se déclenche 1 heure après la fin de l'événement.
- Contenu de l'Email :
Objet : Suite à notre échange
Bonjour [Prénom],
Merci encore pour notre conversation enrichissante. Ce fut un plaisir de comprendre vos ambitions concernant [son objectif].
Comme convenu, si vous souhaitez aller plus loin et démarrer le travail ensemble, vous trouverez tous les détails de mon programme d'accompagnement "Nom du Programme" sur cette page : [Lien vers votre page de vente].
N'hésitez pas si vous avez la moindre question.
Bien à vous,
[Votre Nom]
Le Résultat : Fini la procrastination ! Chaque prospect reçoit un email de suivi professionnel et standardisé, avec le bon lien, pendant que la conversation est encore "chaude". Vous n'oubliez plus personne et vous maximisez vos chances de signature.
Étape 3 : L'Intégration (De la Vente à la Première Séance)
L'objectif : Offrir une expérience d'accueil ("onboarding") premium et fluide à votre nouveau client.
- Le Déclencheur : Le prospect est devenu client. Il vient de payer votre pack de séances sur votre site.
- Le Workflow (ici, c'est votre page de paiement qui travaille) :
- Redirection Post-Paiement : La page de confirmation de paiement n'est pas une page morte. Elle doit dire : "Félicitations et bienvenue ! Voici la première étape : planifier notre première séance de travail via mon agenda privé."
- Le Lien Doré : Cette page contient le lien vers votre événement Calendly secret ("Séance de Coaching").
- Email d'Accueil Automatisé : Votre système de paiement envoie un email récapitulatif qui contient également ce fameux lien secret.
Le Résultat : L'expérience est royale. Le client paie, et immédiatement, il peut réserver sa première vraie séance. Il se sent pris en charge, guidé. La valeur perçue de votre accompagnement explose.
Étape 4 : La Fidélisation (La Gestion des Séances de Suivi)
L'objectif : Rendre la planification des séances de suivi si simple que le client reste engagé tout au long du parcours.
- Le Déclencheur : Une séance de coaching avec un client existant se termine.
- Le Workflow Calendly (sur l'événement "Séance de Coaching") :
- Créez un workflow qui, 1 heure après la séance, envoie un email.
- Contenu de l'Email :
Objet : Notre séance d'aujourd'hui
Bonjour [Prénom],
Bravo pour le travail accompli lors de notre séance aujourd'hui.
Pour garder l'élan, je vous invite à planifier notre prochain rendez-vous dès que possible. Vous pouvez utiliser votre lien de réservation habituel ici : [Lien vers votre événement secret].
D'ici là, concentrez-vous sur [la petite action définie].
À très bientôt,
[Votre Nom]
Le Résultat : Vous n'avez plus besoin de "courir" après vos clients pour qu'ils planifient la suite. Le système les y invite de manière proactive, maintenant ainsi le rythme et la dynamique de l'accompagnement.
Conclusion : Devenez un Chef d'Orchestre, pas un Homme-Orchestre
En assemblant ces briques, Calendly cesse d'être un simple agenda. Il devient le chef d'orchestre de votre parcours client.
Il accueille, rappelle, suit, intègre et fidélise, vous libérant d'innombrables heures de tâches répétitives. Vous pouvez enfin arrêter d'être l'homme-orchestre qui essaie de tout faire en même temps, pour prendre votre vraie place : celle du chef d'orchestre qui se concentre sur la musique – la transformation de ses clients.
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